Trong công việc hàng ngày, việc tính toán số ngày giữa hai mốc thời gian có thể giúp bạn quản lý thời gian và dự án một cách hiệu quả hơn. Microsoft Excel cung cấp một loạt các hàm giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các hàm DATEDIF, DAYS360, và DATE để tính số ngày giữa hai thời điểm.
Cách tính số ngày mà không cần hàm
Một cách đơn giản để tìm ra sự khác biệt giữa hai ngày là sử dụng phép trừ cơ bản.
- Nhập ngày: Trong bảng tính Excel, nhập ngày bắt đầu vào ô B4 và ngày kết thúc vào ô C4. Đảm bảo rằng bạn sử dụng định dạng ngày tháng năm phù hợp (ví dụ, MM/DD/YYYY cho định dạng Hoa Kỳ).
- Áp dụng công thức: Chọn ô D4, nhập công thức
=C4-B4vào thanh công thức, và nhấn Enter. Kết quả sẽ hiển thị số ngày giữa hai mốc thời gian.
Lưu ý: Cách này cũng dùng được trong Google Spreadsheet.
Sử dụng hàm DATE
Hàm DATE cho phép bạn tính toán sự khác biệt giữa hai ngày bằng cách sử dụng ngày, tháng, và năm cụ thể.
- Công thức:
=DATE(năm kết thúc, tháng kết thúc, ngày kết thúc) - DATE(năm bắt đầu, tháng bắt đầu, ngày bắt đầu)
Ví dụ:
Nếu bạn đặt:
=DATE(2023,1,1)vào ô A1, và=DATE(2023,12,31)vào ô B1,
Sau đó, sử dụng công thức =B1-A1 trong ô C1, kết quả sẽ hiển thị số ngày giữa ngày 1 tháng 1 năm 2023 và ngày 31 tháng 12 năm 2023.
Kết quả sẽ cho bạn biết số ngày giữa hai ngày này, đáp án sẽ là 364 ngày, do đó cho thấy rằng có 364 ngày giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong năm 2023.
Sử dụng hàm DATEDIF
DATEDIF là hàm linh hoạt cho phép bạn tính số ngày, tháng, hoặc năm giữa hai ngày.
- Công thức:
=DATEDIF(ngày bắt đầu, ngày kết thúc, "d")
Trong đó “d” đại diện cho đơn vị tính là ngày.
Ví dụ:
- Đặt ngày bắt đầu vào ô A1: =DATE(2023,1,1)
- Đặt ngày kết thúc vào ô B1: =DATE(2023,12,31)
Sử dụng công thức DATEDIF trong ô C1 để tính số ngày: =DATEDIF(A1, B1, “D”) - Kết quả của công thức =DATEDIF(A1, B1, “D”) sẽ cho bạn biết số ngày giữa ngày 1 tháng 1 năm 2023 và ngày 31 tháng 12 năm 2023.
Ví dụ này sẽ tính ra kết quả là 364 ngày, tương tự như phương pháp trước nhưng sử dụng hàm DATEDIF để đạt được kết quả một cách trực tiếp và rõ ràng hơn.
Sử dụng hàm DAYS360
Hàm DAYS360 tính số ngày giữa hai ngày dựa trên một năm có 360 ngày, thường được sử dụng trong tính toán tài chính.
- Công thức:
=DAYS360(ngày bắt đầu, ngày kết thúc)
Ví dụ:
- Đặt ngày bắt đầu vào ô A1: =DATE(2023,1,1)
- Đặt ngày kết thúc vào ô B1: =DATE(2023,12,31)
- Để tính số ngày giữa hai ngày theo quy tắc 360 ngày, sử dụng công thức sau trong ô C1: =DAYS360(A1, B1)
Kết quả của công thức =DAYS360(A1, B1) sẽ cho bạn biết số ngày giữa ngày 1 tháng 1 năm 2023 và ngày 31 tháng 12 năm 2023 dựa trên quy tắc năm tài chính 360 ngày. Trong trường hợp này, vì mỗi tháng được coi là 30 ngày, kết quả sẽ là 360 ngày nếu giữa hai ngày không có sự khác biệt về tháng hoặc ngày (tức là từ đầu tháng này đến cuối tháng kia đúng 12 tháng).
Mẹo tính nhanh
- Hàm DAYS: Excel cũng cung cấp hàm DAYS, một cách nhanh chóng và dễ dàng để tính số ngày giữa hai ngày.
- Định dạng kết quả: Để xem kết quả dưới dạng số ngày, đảm bảo rằng bạn đã đặt định dạng của ô chứa kết quả là General hoặc Number.
Tính số ngày giữa hai thời điểm trong Excel là một thủ thuật hữu ích cho bất kỳ ai làm việc với lịch trình và dự án. Dù bạn cần tính nhanh số ngày giữa hai ngày hoặc cần một phương pháp chính xác hơn cho các tính toán tài chính, Excel đều có các công cụ để giúp bạn. Hãy thử nghiệm với các hàm trên để tìm ra cách làm phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.